困っていたこと
月額契約のお客さまが増えるたびに、月初に請求書を作る作業が増えていました。請求書を作ったあと、同じ情報を会計ソフトと台帳に二重に入力していて、転記ミスの心配もありました。
これまでの作業の流れ
- 1 請求書のひな形を開き、顧客名・金額・期間を書き換えてPDFにする
- 2 同じ内容を会計ソフトに入力する
- 3 管理用の台帳にも記録し、メールに添付して送る
つくった仕組み
入力
顧客ごとの請求データ（宛名・金額・品目）を1つのファイルで管理
処理
毎月1日に自動で請求書PDFを作成し、会計ソフトと台帳に記録する
出力
作成済みの請求書と記録が揃い、完了をLINEで通知。メールは確認後に送る
人が確認するところ
- 新しい顧客・金額の変更は、本人がデータを確認してから登録する
- 送信前にメールの宛先・金額・添付を確認し、承認してから送る（自動では送らない）
使われ方のイメージ
実際の画面ではなく、動きを再現したイメージです。数字や名前は出していません。
使ってみて、変わったこと
- 月初の「請求書を作る日」がなくなり、確認と送信だけになった
- 会計ソフトと台帳への記録が同じデータから作られ、転記の手間がなくなった
残っている課題
- 自動化したあとも、会計ソフトへの登録内容を人が確かめる工程は残している（お金の記録なので、最後は人の目で見る）
数字の根拠と、かかる費用
- 結果の根拠
- 自社の請求業務で実際に動かしている仕組みです。お客さまが増えても、請求データに1行足すだけで毎月の対象に加わります。
- 対応した支援
- 専用AIシステム開発
- 維持費の考え方
- 会計ソフトの利用料（既存の契約）以外に、追加の月額費用はほぼかかりません。
補足：使っている技術
PDF自動生成・freee API・Notion API・定期実行（launchd）